आपने Conditional formatting के बारे मे जरूर सुन होगा लेकिन क्या आपको मालूम है की Conditional formatting क्या है और Conditional formatting इस्तेमाल क्यों किया जाता है?-What is the conditional formatting
सबसे पहले ये जानते है Conditional formatting क्या है
Excel मे कंडीशनल फॉर्मेटिंग से हम किसी भी तरह दिए गए कंडीशन के तहत अपना डाटा हाईलाइट कर सकते है और उसका अनैलिसिस आसानी से कर सकते है। जिसे हम आज इस पोस्ट में समझेंगे.
अब ये जानते है Conditional formatting का उपयोग क्यों होता है
Excel मे Conditional Formatting का उपयोग आपकी Condition के आधार पर किसी Range में Cells की formatting को बदलने के लिए किया जाता है।यह Condition नंबर वैल्यू या किसी टेक्स्ट पर आधारित नियम हो सकता हैं। Cells की formatting को बदलने से किसी भी डाटा को analysis करने के लिए Cells को हाइलाइट किया जा सकता है।
अब ये जानते है Conditional Formatting को कैसे इस्तेमाल किया जाता है?
Excel मे Conditional formatting यह ऑप्शन होम टैब (HOME TAB) में होता है और आप इसके जरिये डाटा को अलग अलग तरीके से रिप्रेजेंट कर सकते है उसके लिए आपको बस डाटा रेंज सेलेक्ट करनी है और अपनी condition के आधार पे formatting सेट करनी है।
1:-Highlight Cells Rules
इस ऑप्शन में आपको 7 अलग अलग तरीके मिलेंगे उसे एक एक करके जानते है:
- Greater than – इस ऑप्शंस से आप उन नंबर्स अलग कलर में दिखा सकते है जो नंबर इस कंडीशन में दिए गए नंबर से बड़ा है
- Less Than – इस ऑप्शन की मदत से अपने लिखे गए नंबर से छोटे नंबर्स को हम हाईलाइट कर सकते है बहोत ही आसानी से
- Between – सेलेक्ट किये नंबर में अगर दो कोई भी नंबर के बिच के नंबर्स हाईलाइट करने है तो इसे यूज़ कर सकते है
- Equal to – अगर आपको सिर्फ वही नंबर हाईलाइट करना है जो आपने नम्बर या वर्ड लिखा है तो बस इक्वल टू ऑप्शन पे क्लिक कीजिये आप नंबर टाइप कीजिये और रिजल्ट देखिये
- Text That Contains – अगर मै कंडीशन दूंगा की “FAIL” तो फ़ैल वाले वर्ड हाईलाइट होंगे अगर “PASS” दूंगा तो पास वाले वर्ड हाईलाइट होंगे तो इससे टेक्स्ट हाईलाइट होता है पर एक बात याद रखिये ये TEXT THAT CONTAINS है इसका मतलब की अगर आप “A ” कंडीशन देते तो A हाईलाइट होगा ही और अगर आप AB कंडीशन देते हो तो A तो हाईलाइट होगा ही साथ में AB भी हाईलाइट होगा क्यूंकि ये TEXT THAT CONTAINS है
- Date Occurring – जो डेट आप हाईलाइट करना चाहते है वो आपको इस क्राइटेरिया में लिखना है या फिर आप उसमे अलग अलग ऑप्शन मिलते है जैसे की यस्टरडे, टुडे, लास्ट ७ डेज तो ये सेलेक्ट करके वो डेट्स आप हाईलाइट कर सकते है
- Duplicate Values– अब अगर आप चाहते है की आपके डाटा में आपने जो डेटा टाइप किये है उनमे कोई डुप्लीकेट डेटा तो नहीं आया है तो इसके लिए आप डुप्लीकेट ये ऑप्शन को यूज़ करके उसे हाईलाइट कर सकते है साथ में आप यूनिक डेटा को भी हाईलाइट कर सकते है
2:-Top/Bottom Rules
जैसे किए टॉप 15 % वाले नंबर हाईलाइट करने हो तो या फिर बॉटम 15% के नंबर्स हाईलाइट करने हो तो दिए गए रेंज में टॉप 15 नंबर हाईलाइट करने है या बॉटम 15, एवरेज के ऊपर हाईलाइट करने हो या बिलो एवरेज याने की एवरेज के निचे वाले नंबर्स हाईलाइट करने है तो ये टॉप बॉटम रूल्स यूज़ कीजिये।
- सबसे पहले सेलेक्ट कीजिये जिस सेल में नंबर है और आप जिनको हाईलाइट करना चाहते हो।
- उसके बाद आप होम टॅब पे क्लिक कीजिये – कंडीशनल फॉर्मेटिंग पे क्लिक कीजिये।
- टॉप बॉटम रूल पे माउस लाने के बाद राइट साइड में दूसरे ऑप्शन ओपन हो जायेंगे।
- उसमे में आप जो रूल सेलेक्ट करना उसपे क्लिक कीजिये।
- इसमें डायलॉग बॉक्स आएगा और फिर आप उसमे कंडीशन चेंज भी कर सकते है।
3:- Color Scale
कलर स्केल में आप नंबर्स के सेल्स को हाईलाइट कर सकते है वो कलर इस तरह से फील होंगे जितना नंबर बड़ा है उतना सेल में कलर फील होगा बहोत ही आसानी से आप सेल्स के बैकग्राउंड को उस नंबर के हिसाब से कलर फील होगा जिस सेल में छोटा नंबर है उसमे थोड़ा कलर आएगा और जिस सेल में बड़ा नंबर है उसमे फुल सेल बैकग्राउंड कलर होगा.
- सबसे पहले सेलेक्ट कीजिये जिस सेल में नंबर है और आप जिनको हाईलाइट करना चाहते हो।
- उसके बाद आप होम टॅब पे क्लिक कीजिये – कंडीशनल फॉर्मेटिंग पे क्लिक कीजिये।
- कलर स्केल इस ऑप्शन को सेलेक्ट कीजिये और जो कलर स्केल आपको देना है उसपे क्लिक कीजिये।
4:-Icon set
ये काफी इंटरस्टेटिंग और प्रेसेंटिव ऑप्शन है है दोस्तों कंडीशनल फॉर्मेटिंग में इसमें आपको डायरेक्शनल आयकॉन , शेप्स, रेटिंग्स, ऐसे आयकॉन मिलते है और वो भी सेल के अन्दर की वैल्यू पे निर्भर होता है जैसे सेल में बड़ा नंबर है तो अलग आइकॉन और छोटा है तो अलग.
- सबसे पहले सेलेक्ट कीजिये जिस सेल में नंबर है और आप जिनको हाईलाइट करना चाहते हो।
- उसके बाद आप होम टॅब पे क्लिक कीजिये – कंडीशनल फॉर्मेटिंग पे क्लिक कीजिये।
- आइकॉन सेट पे माउस लाने के बाद राइट साइड में दूसरे ऑप्शन ओपन हो जायेंगे।
- उसमे में आप जो आइकॉन सेल्क्ट करना है उसपे क्लिक कीजिये।
इस आर्टिकल निष्कर्ष
मुझे आशा है की अगर आपने इस आर्टिकल ध्यान से पढ़ा होगा तो आप Conditional Formatting का उपयोग जरुरत और इसे अप्लाई करने के तरीके के बारे में बड़े आसानी से समझ गए होंगे अगर आपका कोई सवाल है तो आप कमेंट में पूछ सकते है जल्द ही आपके प्रॉब्लम का समाधान किया जायेगा अगर आप को ये पोस्ट अच्छी लगी है तो इस जानकारी को दुसरो के साथ शेयर भी करके आप उनको भी इस जानकारी का हिस्सा बाना सकते है
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